Hvor ofte skal du holde 1:1?

For de fleste ledere er hver anden uge et godt udgangspunkt. Men det vigtigste er ikke det præcise interval. Det er, at rytmen er fast, så samtalen bliver noget, I begge kan regne med. Herunder gennemgår jeg, hvad frekvensen bør afhænge af, og hvorfor en fast rytme, du kan holde, er mere værd end den perfekte frekvens på papiret.

Hvor ofte anbefales det?

De fleste anbefalinger lander et sted mellem hver uge og en gang om måneden. Hver anden uge er et fornuftigt udgangspunkt for de fleste: tit nok til at I ikke mister tråden mellem samtalerne, sjældent nok til at der er noget reelt at tale om hver gang.

Men et tal fra en artikel er kun et startgæt. Den rigtige frekvens for netop dine medarbejdere finder du ved at prøve den af og justere efter et par måneder.

Hvad afhænger frekvensen af?

Et par ting flytter den i hver sin retning:

• Erfaring. En ny medarbejder har brug for tættere kontakt de første måneder end en, der har siddet i rollen i fem år.
• Afstand. Sidder I ikke samme sted til daglig, forsvinder de tilfældige snakke ved kaffemaskinen. Så skal 1:1'en bære mere, og gerne oftere.
• Forandring. Er der en omorganisering, et nyt system eller uro i teamet, er der mere at tale om end i en rolig periode.
• Teamets størrelse. Har du femten direkte referencer, kan du i praksis ikke holde ugentlige 1:1'er med alle. Så må du enten strække intervallet eller se på, om spændvidden er for stor.

Frekvensen må gerne være forskellig fra medarbejder til medarbejder. Det er ikke uretfærdigt at give den nye tættere opfølgning. Det er at møde folk der, hvor de er.

Er ugentligt for meget?

Det kan det være. Holder du 1:1 hver uge, uden at der er stof til den, bliver den let et statusmøde: I gennemgår opgaver, fordi der ikke er andet at fylde i, og så har du lært medarbejderen, at 1:1'en er til status.

For nye medarbejdere, folk i oplæring eller team, der arbejder spredt, er ugentligt til gengæld ofte helt rigtigt. Svaret afhænger af, om der er nok på spil til at fylde samtalen med andet end opgavelisten.

Hvad er problemet med for sjældent?

Jo længere der går mellem samtalerne, jo mere når at ske imellem dem, og jo mere fordufter. Aftaler fra sidst bliver væk, fordi ingen har kigget på dem i fem uger. Det, medarbejderen ville vende, er ikke aktuelt længere, eller også er det vokset sig større, end det behøvede. Og samtalen har det med at skride mod status, fordi det er det nemmeste at gribe fat i, når man ikke rigtig kan huske, hvor man slap sidst.

En månedlig 1:1 kan sagtens fungere for en erfaren medarbejder i en rolig rolle. Men jo længere interval, jo mere afhænger det af, at nogen holder styr på de åbne aftaler mellem samtalerne.

Hvorfor er en fast rytme vigtigere end det præcise interval?

Fordi forudsigelighed er det, der gør 1:1'en værd at åbne sig i. Ved medarbejderen, at I altid taler sammen anden hver torsdag, kan hun gemme en tanke til jeres næste samtale i stedet for at gå med den alene. Er samtalen derimod noget, der bliver holdt, når der lige er tid, lærer hun, at den ryger først, når kalenderen strammer. Så beholder hun tankerne for sig selv, og du hører dem aldrig.

Aflyser du ofte, fortæller det medarbejderen, hvor højt samtalen står på din liste, uanset hvad du siger med ord.

Det er også derfor, værktøjet her hedder Kadens. En kadence er den faste rytme, en gentagelse følger. Navnet er valgt, fordi rytmen i jeres samtaler betyder mere for, om de virker, end præcis hvor mange dage der går imellem dem.

Hvordan holder du rytmen, når kalenderen presser?

Det korte svar: gør forberedelsen så let, at den overlever en travl uge.

En fast rytme falder næsten aldrig på selve samtalen. Den falder på forberedelsen. Når ugen er presset, og du ikke kan huske, hvad I aftalte sidst, eller hvor du har noterne, er det fristende at flytte 1:1'en, til der er bedre tid. Et par gange, og rytmen er brudt.

Så et par vaner hjælper:

• Læg dem som faste, tilbagevendende aftaler i kalenderen. Ikke noget du booker fra gang til gang.
• Flyt hellere end at aflyse. Kan torsdag ikke, så find en anden dag samme uge. Signalet er et helt andet.
• Hold forberedelsen kort. Kan du på to minutter se, hvad I aftalte sidst, og hvad der fylder for medarbejderen, holder rytmen. Skal du grave i gamle noter hver gang, gør den ikke.

Det sidste punkt er hele grunden til, at Kadens findes. Værktøjet samler de åbne aftaler og det, der fylder for hver medarbejder, ét sted og bygger et oplæg til næste samtale, så forberedelsen tager minutter og ikke halve timer. Når det er let nok, holder rytmen. Vil du læse mere om, hvorfor aftaler fra 1:1'en fordufter, eller have 20 spørgsmål til din næste samtale, har jeg skrevet om begge dele. Bygget af en leder der selv bruger det hver uge, og med alle noter i en mappe på din egen maskine.