Derfor fordufter aftalerne fra jeres 1:1 (og hvad du gør ved det)
Aftaler fra 1:1-samtaler fordufter sjældent fordi lederen er ligeglad. De fordufter fordi opfølgningen aldrig bliver planlagt ind i næste samtale. Herunder gennemgår jeg hvorfor det sker for de fleste ledere, hvad det koster på tilliden, og en enkel metode til at få aftalerne med igen, uden andet værktøj end en liste.
Hvorfor bliver aftaler fra 1:1'en ikke fulgt op?
For de fleste ledere bor noterne i hovedet eller i en notesbog. Begge dele føles nærværende i samtalen, og det er faktisk en styrke: du sidder ikke bag en skærm og taster. Problemet kommer bagefter. Noter i hovedet forsvinder med den næste travle uge, og notesbogen er næsten umulig at holde opdateret, når aftalerne skal findes frem igen tre uger senere.
Dertil kommer mængden. Har du otte medarbejdere og laver bare to aftaler per samtale, er der seksten aftaler i spil efter én runde. Ingen husker seksten aftaler fordelt på otte mennesker, og de står sjældent samlet ét sted.
Resultatet kender de fleste: forberedelsen bliver et hurtigt kig i gamle noter, lige før mødet starter. Og de aftaler der ikke lige fanger øjet i det kig, bliver aldrig nævnt igen.
Er problemet at du glemmer aftalerne?
Nej, og det er værd at stoppe ved. Når en aftale først bliver nævnt i samtalen, holder du den som regel. Sidder medarbejderen over for dig og siger "du ville jo tage den videre til ledergruppen", så sker det.
Det svære er ikke at holde aftalerne. Det svære er at være proaktiv: at få opfølgningen planlagt, så den faktisk dukker op i næste samtale af sig selv. Aftalen dør sjældent i samtalen. Den dør i ugerne mellem to samtaler, hvor ingen kigger på den.
Derfor hjælper det heller ikke ret meget at skrive bedre referater. Et referat der ligger i en mappe, følger ikke op på noget. Det afgørende er om aftalen bliver lagt et sted, hvor du automatisk møder den igen, når du forbereder næste samtale.
Hvad koster det, når opfølgningen glipper?
Sæt dig i medarbejderens sted. Hun fortalte dig for tre uger siden, at hun gerne vil prøve kræfter med en større opgave. Du sagde, at du ville se på det. I dagens 1:1 bliver det ikke nævnt med et ord, og hun kan nu vælge mellem at minde dig om det eller lade det ligge.
Begge dele er dyre. Minder hun dig om det, har hun overtaget ansvaret for din opfølgning. Lader hun det ligge, har hun lært, at det ikke rykker noget at sige tingene højt. Næste gang du stiller et åbent spørgsmål om trivsel eller ambitioner, får du et lidt mere forsigtigt svar.
Medarbejderen bruger med andre ord opfølgningen til at afgøre, om 1:1'en er et rum der fører til noget.
Sådan sikrer du at aftalerne kommer med til næste samtale
Metoden her kræver ikke andet end en liste og lidt disciplin:
- Skriv aftalen ned, mens I taler, og sig den højt. "Jeg skriver, at jeg vender lønspørgsmålet med HR inden næste gang." Så ved I begge, hvad der er aftalt, og hvem der har den.
- Saml alle aftaler i én liste på tværs af teamet. Ikke otte dokumenter og en notesbog, men ét sted hvor du kan se alt åbent på tværs af dine medarbejdere.
- Start forberedelsen med listen, ikke med gamle noter. To minutter inden samtalen: hvilke aftaler står åbne med netop denne medarbejder, og hvad er der sket med dem?
- Åbn samtalen med opfølgningen. "Sidst aftalte vi, at jeg skulle..." viser at samtalerne hænger sammen. Det er også derfor opfølgningsspørgsmålet står først i de 20 spørgsmål til din næste 1:1.
Det hele kan gøres med papir eller et regneark. Det der vælter det i praksis, er vedligeholdet: listen skal opdateres efter hver samtale og findes frem før hver samtale, uge efter uge.
Det er den del, Kadens tager. Aftalerne fra samtalen lander i én liste på tværs af teamet, og når du forbereder næste 1:1, er de åbne opfølgninger med i oplægget af sig selv. Bygget af en leder der selv bruger det hver uge, og med alle noter i en mappe på din egen maskine.